Accedere a Microsoft Teams (App da PC o WebApp all’indirizzo https://teams.microsoft.com/v2/ con l’account che dovrà risultare organizzatore (per CDP l’organizzatore è sempre l’account PM2381, per Eligo è sempre PM1716, per eventi organizzati da Algores PM1825).
Sulla barra di sinistra cliccare sul tasto Calendario
Cliccare in alto a destra sulla freccia che si trova accanto al tasto Nuova Riunione
Si aprirà una finestra del browser predefinito di sistema. Accedere al portale Microsoft con le credenziali dell’utente che dovrà organizzare l’Evento Live.
Nella finestra che si apre compilare i seguenti campi:
- Titolo (seguire le direttive impartite dal referente cliente o dalla segreteria VMA)
- Data e ora di inizio e fine (il sistema permette di selezionare da una tendina gli slot orari con scarti di 30 minuti, in caso l’orario sia differente si può scrivere a mano)
- Invita gli utenti (interni) al gruppo dell’evento (inserire indirizzi e-mail o, nel caso di tenant ben compilati e quando possibile, scrivere nome e cognome dell’invitato e scegliere tra le selezioni proposte dal sistema
- Attivare Consenti relatori esterni se sono previsti dal programma dell’evento: questi vanno inseriti digitando l’indirizzo email nel campo descritto al punto precedente
- Agli utenti invitati è possibile assegnare il ruolo di relatore (scelta di default quando li si invita) o di Produttore: per farlo, una volta inseriti come invitati e confermato attraverso la pressione del tasto Invio, selezionare il relativo ruolo dalla tendina a discesa che si trova sotto a ciascun invitato
Premere sul tasto Avanti
Nella schermata successiva è possibile scegliere ulteriori impostazioni di sicurezza per la riunione:
- Autorizzazioni eventi live: permette di scegliere chi potrà assistere all’evento Live, le opzioni sono le seguenti:
- Persone o gruppi, solo le persone e i gruppi specificati potranno assistere all’evento live – si usa solo all’interno di organizzazioni strutturate, i partecipanti passivi dovranno accedere a Teams con le proprie credenziali aziendali altrimenti non potranno visualizzare l’evento
- A livello di organizzazione, tutte le persone che fanno parte del tenant dell’organizzatore potranno assistere all’evento live – i partecipanti passivi dovranno accedere a Teams con le proprie credenziali aziendali altrimenti non potranno visualizzare l’evento
- Pubblica: l’evento live sarà visibile a tutti e non sarà necessario eseguire l’accesso a Teams
- Come trasmetterai l’evento live? Questa opzione permette di scegliere il sistema da cui trasmettere l’evento. Le opzioni sono:
- Teams: tutti i contenuti ed i relatori sono gestiti dall’app di Teams
- Codificatore di Teams: i contenuti ed i relatori sono gestiti da un encoder esterno (come vMix) che trasmette l’evento in RTMP a Teams Live
- Opzioni evento: qui sono presenti le seguenti opzioni aggiuntive:
- La registrazione è disponibile per produttori e relatori – attiva di default
- La registrazione è disponibile per i partecipanti – rende la registrazione disponibile per i partecipanti al termine dell’evento, disattivata di default
- Sottotitoli – disattivata di default
- Report sull’interazione dei partecipanti – la attiviamo di default perché al termine dell’evento ci serve il report di partecipazione per elaborare le statistiche che poi forniamo al cliente
- D&R – domande e risposte, questa opzione la attiviamo se è prevista una sessione di q&a. L’interazione ai partecipanti è permessa solo per iscritto e le domande vengono lette in diretta da moderatori/relatori. Clicca qui per vedere le istruzioni di dettaglio per la configurazione di questa funzione
- Supporto: permette di fornire ai partecipanti un link di accesso alle informazioni di supporto.
Al termine cliccare sul tasto Pianifica per inviare gli inviti ai relatori inseriti in precedenza.
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