Quando si crea un meeting Teams potrebbe rendersi necessaria l’impostazione di opzioni riunione aggiuntive. Per farlo, nel momento in cui si crea la riunione abbiamo a disposizione il tasto “Altre opzioni” sulla barra di destra.
Qualora invece volessimo impostare opzioni aggiuntive su una riunione già indetta, sarà necessario dal calendario di Teams entrare nella riunione in oggetto e, nella parte alta della finestra, identificare e cliccare sul tasto “Opzioni riunione” che si trova sulla parte alta della finestra. Cliccando su questo pulsante si aprirà una finestra del browser predefinito del sistema e si approderà alla pagina di configurazione opzioni di Teams solo se si è collegati a questo browser con lo stesso account Microsoft con cui si è organizzata la riunione.
Una volta nella pagina potremo modificare una vasta gamma di impostazioni, molte delle quali compaiono solo se l’utenza organizzatrice ha la licenza Teams Premium attiva. Di seguito una carrellata che ne spiega il funzionamento.
Sicurezza
- Chi può evitare la sala di attesa?
- Tutti – Sala d’attesa disattivata
- Persone dell’organizzazione e utenti guest – la sala d’attesa viene disattivata per le persone che fanno parte del tenant e per gli utenti guest del tenant dell’organizzatore
- Persone nella mia organizzazione – la sala d’attesa viene disattivata per le sole persone che fanno parte del tenant dell’organizzatore
- Persone invitate – tutti coloro che hanno ricevuto l’invito e si loggano con l’account che è stato invitato bypassano la sala d’attesa
- Solo organizzatori e co-organizzatori – Solo queste due figure non passano dalla sala d’attesa
- Le persone che si connettono tramite telefono possono ignorare la sala di attesa – se qualcuno si collega al Meeting attraverso il sistema telefonico classico (PSTN) si può decidere di non farlo passare dalla sala d’attesa
- Disattiva la copia o l’inoltro della chat della riunione – questa modifica ha effetto solo su Outlook e Teams e inibisce inoltro, copia-incolla del link sia con le shortcut da tastiera che con il menù del tasto dx del mouse
- Abilita anticamera – permette l’attivazione di un’anticamera che precede la riunione in cui è possibile testare microfoni e telecamere dei relatori. Fin quando l’anticamera è attiva solo i relatori possono entrare, dopodiché entrano tutti i partecipanti
- Crittografia end-to-end – crittografa il contenuto della riunione dalla sorgente al destinatario
- Applica una filigrana al contenuto condiviso – si imposta dalle impostazioni del tenant
- Applica una filigrana al feed video di tutti – si imposta dalle impostazioni del tenant
Audio e video
- Abilita il microfono dei partecipanti – Permette l’attivazione del microfono agli utenti con diritti di partecipante
- Consenti videocamera per i partecipanti – Permette l’attivazione della telecamera agli utenti con diritti di partecipante
- Fornisci i sottotitoli in tempo reale – se attivato, permette a CoPilot la creazione di sottotitoli in tempo reale mentre i relatori parlano
Coinvolgimento
- Gestisci ciò che vedono i partecipanti – l’opzione permette di far vedere ai partecipanti solo ciò che viene mostrato dall’organizzatore
- Chat della riunione
- Attivata – Chat sempre attiva
- Disattivata – Chat inattiva
- Solo nella riunione – Chat attiva solo quando la riunione è iniziata
- D&R – Funzione che permette di attivare la funzione domande e risposte
- Consenti reazioni – permette di attivare le reazioni come applausi, pollici su, sorrisi, ecc… Disattivandola è comunque possibile usare la funzione “Alza la mano”
- Consenti report sulla presenza – permette di generare automaticamente al termine della riunione i report dei presenti in formato CSV
Ruoli
- Annuncia quando le persone che si connettono o abbandonano – se attivato si sentirà un segnale acustico all’accesso o disconnessione di un qualsiasi utente
- Scegli i co-organizzatori – permette di scegliere, tra gli utenti invitati e che fanno parte dello stesso tenant, coloro che hanno diritti di organizzatore
- Chi può presentare
- Tutti – tutti gli utenti hanno le medesime autorizzazioni, sono tutti relatori e tutti possono presentare
- Persone dell’ organizzazione e utenti guest – possono presentare solo le persone che fanno parte dell’organizzazione e gli utenti guest del tenant dell’organizzatore
- Persone specifiche – permette di selezionare i relatori dalla lista di utenti invitati, verranno mostrati solo gli utenti facenti parte del tenant dell’organizzatore
- Solo organizzatori e co-organizzatori – Solo queste due figure possono condividere
- Abilita l’interpretazione della lingua – se attivato permette di scegliere tra gli utenti invitati chi può tradurre e da quale lingua verso quale lingua
- Nascondi nomi partecipanti – nasconde ai partecipanti i nomi degli altri partecipanti al meeting
Registrazione e trascrizione
- Registra e trascrivi automaticamente – se attivato avvia la registrazione del meeting in automatico e ne trascrive i discorsi
- Chi può registrare e trascrivere
- Organizzatori e co-organizzatori – Solo queste due figure possono avviare registrazione e trascrizione
- Organizzatori, co-organizzatori e relatori – Solo queste figure possono avviare registrazione e trascrizione
- Nessuno – Nessuno è abilitato ad avviare registrazione e trascrizione
- Autorizza Copilot – Opzione che permette di scegliere se autorizzare o meno l’utilizzo dell’IA di CoPilot all’interno di un meeting
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